はじめに
訪問介護事業所での請求業務は、サービス提供の円滑な進行と事業所の財務健全性を保つために不可欠なプロセスです。この記事では、請求業務の基本的な流れと各ステップでの注意点について説明します。
請求プロセスの概要
請求プロセスは以下の基本的な手順で進行します:
- 利用者との契約を行い、利用者の現状把握やアセスメントを行った上で、ケアプランに沿って介護計画書を作成します。
- 居宅介護支援事業所より、サービス提供票を受け取り、依頼受付と調整を行いサービスを提供します。
- 実績の報告を居宅介護支援事業所に行います。
- 介護給付費請求書と介護給付費明細書を作成し、国保連へ請求を行った上で、利用者及びご家族へ支払いの請求を行います。
- 国保連より介護給付費が支払われます。
請求スケジュールの管理
請求業務をスムーズに進行させるためには、請求スケジュールの管理が重要です。具体的には、以下のスケジュールを参考に管理を行います:
- 毎月20日頃から月末までに翌月分のサービス提供票をケアマネジャーから受け取り、サービス提供票の確認と利用予定表を作成します。
- 月末～翌月早い時期までに実績の作成を行い、居宅介護支援事業所へ送ります。
- 翌月10日までに介護給付費請求書と介護給付費明細書を作成し、国保連へ提出します。期日までに提出が間に合わない場合は翌月分以降の提出になってしまうため、余裕を持ったスケジュール管理を行うようにしましょう。
- サービス提供月の翌々月に国保連より報酬が支払われます。
訪問介護事業所は、介護サービスの提供から請求までのプロセスを正確に理解し実行することが求められます。今回は、請求業務の流れをステップバイステップで解説し、事業所が効率的かつスムーズに業務を進めるためのヒントを提供します。
サービス提供の準備
サービス提供票の受け取りと確認: 居宅介護支援事業所より、サービス提供票を受け取り、依頼受付と調整を行います。サービス提供票を基にサービス提供の準備を進めます。
サービス提供のスケジューリング: 翌月分のサービス提供票をケアマネージャーから受け取り、サービス提供票の確認と利用予定表を作成します。
サービス提供と実績の記録
サービス提供後、実施内容を確認し、「サービス実績票」「サービス実績票（別表）」（実績が記入された「サービス提供票」「サービス提供票（別表）」）を作成します。このステップで、サービスの提供予定と実績に食い違いがある場合は利用者に確認を取り、サービス事業者側の記す実績に間違いがないか確かめます。
サービス提供実績の提出
サービス提供記録とサービス提供実績の突合を行い間違いがないものを居宅介護支援事業所に提出します。提出は早いほうが良いでしょう。居宅介護支援事業所も請求作業があります。早めの提出はお互いのスムーズな連携に役立ちます。
請求書類の準備と提出
翌月10日までに「介護給付費請求書」と「介護給付費明細書」を作成します。これらの請求書類は、提供した介護サービス報酬の請求書となります。ほとんどの場合は直接提出することはありませんが、事業所での保管が義務付けられています。
多くの事業所では請求用のソフトウェアを利用して、請求データを国保連へ伝送します。もちろん、このときに提供実績記録とソフトウェアの入力内容に相違がないように確認を行うことが重要です。
また「簡易入力ソフト」で請求データを作成し、「伝送通信ソフト（取込送信ソフト）」を通じてインターネット経由で国保連に伝送することがあります。ソフトウェアによっては伝送用CSVファイルを作成し、取り込み送信ソフトを使って国保連へ伝送することもあります。
請求審査結果
サービス提供月の翌月末に審査結果が出ます。審査に問題があると返戻処理になります。返礼があったら再度請求を起こさなければなりません。支払いが遅れるだけではなく手間もかかります。正確な請求を行うことが重要です。
給付費の受領
データの伝送を行い、審査を通ると翌々月の15日頃に入金があります。間違いが合ったり審査に通らなかったりすると入金が遅れることになります。
請求業務スケジュール一覧表
| 項目 | 期間 | 内容 |
|---|---|---|
| サービス提供票の受け取り | サービス提供月の前月 | サービス提供票の確認と利用予定表の作成 |
| 実績の記録 | サービス提供月 | 提供したサービスの実績を記録 |
| 請求書類の準備 | サービス提供月の翌月3日まで | 「介護給付費請求書」と「介護給付費明細書」の作成 |
| 請求書の提出 | サービス提供月の翌月10日まで | 請求書類の国保連への提出 |
| 給付費の受領 | サービス提供月の翌々月15日頃 | 国保連から介護給付費が支払われる |
まとめ
訪問介護事業所の請求業務は、多くのステップと詳細なスケジュール管理を含む複雑なプロセスです。しかし、このプロセスを適切に管理し実行することで、事業所は持続可能なサービスを提供し続けることができます。この記事を通じて、請求業務の基本的な流れと各ステップでの注意点について理解を深め、効率的かつ正確な請求業務を実行できるようになりましょう。
